Forschungsdatenmanagement (FDM) an der Medizinischen Universität Innsbruck unterstützt Forschende bei der Organisation und Verwaltung ihrer Forschungsdaten. Die MUI erkennt die wesentliche Rolle von Forschungsdatenmanagement für die Wissenschaft von heute und morgen an und unterstützt die Forschenden mit Beratungsleistungen und Services. In der Policy für Forschungsdatenmanagement wird anerkannt, dass leicht auffindbare und nachvollziehbare Forschungsdaten grundlegender und integraler Bestandteil jeder wissenschaftlichen Forschungsaktivität sind. 





Inhalt der Policy

Die Medizinische Universität Innsbruck (MUI) erkennt die grundlegende Bedeutung der Verwaltung von Forschungsdaten und begleitenden Aufzeichnungen für eine qualitativ hochwertige Forschung und für die wissenschaftliche Integrität an und ist bestrebt diesbezüglich den höchsten Standard zu fördern. Korrekte und leicht auffindbare Forschungsdaten sind Grundlage und ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Forschungsprojektes.

Die MUI sieht im verantwortungsvollen und wissenschaftsgerechten Umgang mit Forschungsdaten einen wesentlichen Beitrag zur Gewinnung und Verbreitung wissenschaftlicher Erkenntnisse im Sinne der Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis. Die Verfügbarkeit von Forschungsdaten ist ein Aspekt der guten wissenschaftlichen Praxis.

Die MUI erkennt an, dass in der Umsetzung der Richtlinie die Besonderheiten der Fächerkulturen zu berücksichtigen sind. Alle Angehörigen der Medizinischen Universität Innsbruck sind aufgefordert, die in ihrer wissenschaftlichen Tätigkeit entstehenden Forschungsdaten gemäß den im jeweiligen Fachgebiet etablierten Regelungen bzw. Standards aufzubereiten.

(1) Die Richtlinie gilt für sämtliche mittelbar oder unmittelbar an Forschungsaktivitäten oder Forschungsprojekten der MUI beteiligten Personen, unabhängig von einem allfälligen Beschäftigungsverhältnis und/oder Beschäftigungsausmaß (Datenverwenderinnen/Datenverwender), vorbehaltlich spezifischerer oder anders lautender Bestimmungen, vertraglicher und/oder sonstiger Vereinbarungen zu konkreten Forschungsvorhaben (wie zB Datenmanagementplan-Vorlagen bestimmter Förderorganisationen).

(2) Die Verwaltung von Forschungsdaten hat ausschließlich im Einklang mit den geltenden nationalen und anwendbaren internationalen einschlägigen Rechtsnormen zu erfolgen. Sämtliche anderen Richtlinien und Satzungsteile (zB der Satzungsteil Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis an der medizinischen Universität Innsbruck) bleiben weiterhin in Geltung und bleiben von der vorliegenden Richtlinie unberührt.

  1. Personengruppen

Datenverwenderinnen/Datenverwender sind alle mittelbar oder unmittelbar an Forschungsaktivitäten oder Forschungsprojekten der MUI beteiligten Personen, unabhängig von einem allfälligen Beschäftigungsverhältnis und/oder Beschäftigungsausmaß. Unter diese Gruppe fallen dementsprechend insbesondere:

    • Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der MUI sind Personen, die in einem aufrechten Dienstverhältnis zur Universität stehen, Personen mit einem aufrechten Dienstverhältnis zum Bund, die der Universität zur Dienstleistung zugewiesen sind.
    • Angehörige sind, neben den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern, auch Personen, die ohne aufrechtes Dienstverhältnis in einem direkten Naheverhältnis zur Universität stehen und im Rahmen der Universität tätig sind, wie zB Studierende oder emeritierte Professorinnen/Professoren.
    • Forscherinnen/Forscher sind jene Teilgruppe der Angehörigen, die sich mit Forschungsfragen beschäftigen (also idR wissenschaftliche Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter). Datenverwenderinnen/Datenverwender können neben den Forscherinnen/Forschern auch nichtwissenschaftliche Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter sein.
  1. Forschungsdaten 

Unter Forschungsdaten sind alle Informationen (unabhängig von ihrer Form oder ihrer Darbietung) zu verstehen, die erforderlich sind, um den Werdegang, das Ergebnis, die Beobachtungen oder Erkenntnisse eines Forschungsprojekts und seines Kontexts zu unterstützen oder zu validieren. Als Forschungsdaten sind solche Materialien definiert, die im Zuge wissenschaftlicher Vorhaben zB durch Digitalisierung, Aufzeichnungen, Quellenforschungen, Experimente, Messungen, Erhebungen oder Befragungen entstehen. Das beinhaltet auch Software und Codes. Forschungsdaten können ua sein: Rohdaten (Primär- und Originaldaten), Messergebnisse, Informationen von Objekten aus Sammlungen oder Proben, Texte, audiovisuelle Informationen, bearbeitete Daten (inkl. Negative und Inconclusive Results), freigegebene Daten, publizierte Daten sowie Resultate und Open Access publizierte Daten oder methodische Testverfahren. Außerdem können sie unterschiedliche Zugangsgrade (zB Open Data, Restricted Data, Closed Data) aufweisen.

3. Forschungsdatenmanagement

Forschungsdatenmanagement beinhaltet alle Aktivitäten, die vor allem mit der Sammlung, Dokumentation, Speicherung, allfälligen Gewährleistungen des Zugriffs bzw. Bereitstellung, Aufbewahrung, Archivierung und ggf. Löschung von Forschungsdaten verbunden sind. Es umfasst alle Phasen des Forschungsprozesses. Ein wichtiges Instrument ist der Datenmanagementplan.

4. FAIR-Prinzipien

Gemäß dem FAIR-Grundsatz sollen Forschungsdaten den vier Prinzipien „auffindbar, zugänglich, interoperabel und weiterverwendbar“ entsprechen. Diese Grundsätze dienen der optimalen Aufbereitung von Forschungsdaten für die Nachnutzung und sollen demnach im Rahmen des Forschungsdatenmanagements sowie bei der Erstellung von Datenmanagementplänen berücksichtigt werden.

5. Datenmanagementplan (DMP)

Ein Datenmanagementplan ist ein strukturierter Leitfaden für die Verwaltung von Forschungsdaten und somit ein essentielles Instrument des Forschungsdatenmanagements. Dieser beschreibt, welche Daten im Laufe eines Forschungsvorhabens erfasst oder erzeugt werden und was während ihres weiteren Lebenszyklus mit ihnen geschehen soll (zB Sammlung, Speicherung, Veröffentlichung, Verfügbarkeit, Bereitstellung, Anonymisierung, Archivierung, Löschung). Ziel dabei ist es, den Anforderungen an eine gute wissenschaftliche Praxis zu genügen und Forschungsresultate langfristig nachvollziehbar zu machen.

6. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind – identifiziert werden kann, wie zB Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, PatientInnen-ID, Gesundheitsdaten, Familienstand.

7. Repositorium

Ein Repositorium ist eine Datenbank bzw. ein Datenarchiv zur Speicherung und Publikation von digitalen Forschungsdaten mit dem primären Zweck, diese für einen unbegrenzten Zeitraum aufzubewahren sowie verfügbar, zitierbar und nachnutzbar zu halten. Durch ein entsprechendes Rechte- und Lizenzmanagement können verschiedene Zugriffsstufen auf die Forschungsdaten (zB projektintern, projektübergreifend und öffentlich) geregelt sowie deren Zugriffs- und Nutzungsbedingungen festgelegt werden.

8. Verfügungsrecht

Verfügungsrecht ist das Recht ein (im-)materielles Gut zu nutzen, abzuändern, zu verwerten und die entstehenden Gewinne einzubehalten bzw. die Pflicht Verluste zu tragen.

9. Data Clearing Stelle

Die Data Clearing Stelle bietet ein Serviceangebot an der MUI, das auf schriftlichen Antrag von Forscherinnen/Forschern vor Weitergabe von personenbezogenen Daten an Externe prüft, ob und in welcher Form diese Weitergabe unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten möglich ist. Sie gibt eine datenschutzrechtliche Stellungnahme und gegebenenfalls Empfehlung zur Verbesserung ab und unterstützt so die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter des Forschungsprojektes sowie Forscherinnen und Forscher an der MUI bei der Einhaltung der hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen.

(1) Ziel muss sein, Forschungsdaten angemessen zu erheben und aufzubereiten sowie dies entsprechend zu dokumentieren, zudem korrekt, vollständig, unverfälscht und auf zuverlässige Art und Weise zu speichern bzw. aufzubewahren sowie langfristig nutzbar zu machen. Dabei sind die Identifizierbarkeit, Auffindbarkeit und wenn möglich Verfügbarkeit, Nachnutzbarkeit und Interoperabilität zu gewährleisten.

(2) Vor allem über die Erhebungen, Korrekturen, Berechnungen und statistischen Analysen sowie die Qualitätskontrollen von Daten sind zweckentsprechende Aufzeichnungen zu führen, die es insbesondere ermöglichen, jene Forschungsdaten zu identifizieren, die in Publikationen aufgenommen wurden.

(3) Die Aufbewahrungsfrist für Forschungsdaten und Aufzeichnungen beträgt – vorbehaltlich anderslauten- der anwendbarer Bestimmungen – mindestens zehn Jahre nach der Veröffentlichung der Daten bzw. nach Projektabschluss, je nach dem was eher eintritt, sofern sich nicht aus gesetzlichen Bestimmungen, Vorgaben von Dritten oder Richtlinien bzw. Vorgaben des Rektorats bzw. des zuständigen Rektoratsmitglieds an- deres ergibt.

(4) Sofern Forschungsdaten und Aufzeichnungen gelöscht oder vernichtet werden, weil entweder die entsprechende Aufbewahrungsfrist abgelaufen oder dies aus rechtlichen oder anderen Gründen erforderlich ist, hat dies in Übereinstimmung mit sämtlichen rechtlichen Vorgaben zu geschehen. Die Nachvollziehbarkeit der damit im Zusammenhang stehenden Vorgänge sollte gewährleistet und daher dokumentiert sein. Dabei sind jedenfalls die Interessen von allfälligen Dritten und sonstigen Beteiligten sowie Aspekte der Vertraulichkeit zu berücksichtigen.

(5) Bei Forschungsdaten, welche personenbezogene Daten enthalten, sind die geltenden Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung sowie die nationalen Vorschriften des Datenschutzes einzuhalten.

(6) Forschungsdaten sollten unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen und vertraglichen Regelungen und zur Umsetzung des § 4 Abs 4 dieser Richtlinie in einem dazu geeigneten Repositorium abgelegt und zumindest den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern und anderen Angehörigen zugänglich gemacht werden. Das Repositorium sowie allfällige weitere Informationen (zB Sicherstellung der Einhaltung der Kriterien des FAIR- Grundsatzes) sind bis zum Abschluss des Projektvertrags von der Projektleitung in einem entsprechenden Datenmanagementplan zu dokumentieren und ggf. entsprechend den für das jeweilige Projekt geltenden Voraussetzungen zu melden. Sofern von Dritten (zB durch die Förderorganisationen, Herausgeberinnen/Herausgeber) diesbezügliche Anforderungen gestellt werden, müssen Forschungsdaten in einem geeigneten Repositorium abgelegt und unter Berücksichtigung einzuhaltender gesetzlicher und anderer verbindlicher Vorgaben entsprechend zugänglich gemacht und die Erfüllung der Anforderungen (zB über einen Datenmanagementplan) nachgewiesen werden.

(7) Um die der MUI allenfalls zustehenden Rechte an der wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Nutzung von Forschungsdaten zu schützen bzw. die damit in Verbindung stehenden Verpflichtungen einhalten zu können, sind, vorbehaltlich allfälliger anderslautender einschlägiger Richtlinien und/oder Satzungsteile der MUI vor allem in Verbindung mit IT-Sicherheit, vorrangig die von der MUI angebotenen IT-Dienste zu nutzen, dies gilt insbesondere im Fall von vertraulichen Forschungsdaten. Vertraulich sind Forschungsdaten zB dann, wenn diese noch nicht publiziert worden sind, personenbezogene Daten enthalten oder einer vertraglichen Geheimhaltung unterliegen. Grundsätzlich ist die Nutzung von externen IT-Diensten mit der Datenschutzkoordinatorin/dem Datenschutzkoordinator abzusprechen bzw. diesem zu melden.

(8) Zur Einhaltung des Datenschutzes ist die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte nur unter Beachtung einschlägiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen und unter Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen zulässig. Die Datenschutzkoordinatorin/der Datenschutzkoordinator der MUI ist darüber zu informieren. Für spezifische datenschutzrechtliche Stellungnahmen und Empfehlungen kann auf schriftlichen Antrag die Data Clearing Stelle befasst werden.

(1) Das Recht zur wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Nutzung von Daten, die im Rahmen einer Forschungstätigkeit ermittelt und verarbeitet werden, kommt – vorbehaltlich anderslautender geltender gesetzlicher Vorgaben oder vertraglichen Vereinbarungen – der MUI zu.

(2) Soweit das primäre Nutzungsrecht an den Daten vertraglich einer anderen Rechtsperson als der MUI zusteht (zB bei Auftragsforschungsverträgen), ist sicherzustellen, dass der MUI jedenfalls jene Rechte über die Daten eingeräumt werden, die zur Erfüllung ihrer Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Weiters ist nach Möglichkeit zu gewährleisten, dass der MUI das Recht zur Verwendung der im Rahmen der Forschungstätigkeit generierten Ergebnisse für nicht kommerzielle Forschung und Lehre eingeräumt wird.

(3) Forschungsdaten sind, soweit wie möglich und ggf. von Dritten (zB durch Förderorganisationen) gefordert, mit einer freien Lizenz zu versehen und für eine Wiederverwendung offen verfügbar zu machen, dies sofern keine Rechte Dritter oder gesetzliche Verpflichtungen dem entgegenstehen („so offen wie möglich, so geschlossen wie nötig“).

Die Verantwortung zur Umsetzung der Vorgaben gegenständlicher Richtlinie liegt sowohl bei den Datenverwenderinnen/Datenverwendern als auch bei der MUI.

(1) Verantwortlichkeiten der Datenverwenderinnen/Datenverwender:
Die Verantwortung für das Forschungsdatenmanagement vor, während und nach einer Forschungstätigkeit liegt bei den Datenverwenderinnen/Datenverwendern, wobei jedenfalls folgende Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich der Datenverwenderinnen/Datenverwender fallen:

a)  Erstellung eines entsprechenden Datenmanagementplanes.

b)  Sammlung, Dokumentation, Speicherung, allfällige Gewährleistung des Zugriffs bzw. Bereitstellung, Aufbewahrung, Archivierung oder ggf. Löschung der Forschungsdaten.

c)  Berücksichtigung, Sicherstellung und Erfüllung aller organisatorischen, regulatorischen, institutionellen und sonstigen vertraglichen und gesetzlichen Regelungen.

(2) Verantwortlichkeiten der MUI:
Die MUI verpflichtet sich, die Voraussetzungen zur Erfüllung der vorliegenden Richtlinie durch Förderung forschungsunterstützender Praktiken gemäß der FAIR-Prinzipien zu schaffen, wobei folgende Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich der MUI fallen:

a)  Maßnahmen zur Sensibilisierung für die Bedeutung von Forschungsdatenmanagement.

b)  Bereitstellung von Richt- und Leitlinien für den einheitlichen Umgang mit Forschungsdaten.

c)  Aus- und Weiterbildungsangebote im Bereich von Forschungsdatenmanagement.

d)  Bereitstellung von Vorlagen für Datenmanagementplänen sowie Beratung und Schulung zur Erstellung und Führung von Datenmanagementplänen.

e)  Technische Unterstützung nach Maßgabe der finanziellen Möglichkeiten und Beratung bei Sammlung, Dokumentation, Speicherung, allfälligen Gewährleistung des Zugriffs bzw. Bereitstellung, Aufbewahrung, Archivierung und/oder ggf. Löschung der Forschungsdaten.

f)  Beratung und Schulung zum Datenschutz mit besonderem Augenmerk auf personenbezogene Daten.

Die vorliegende Richtlinie tritt mit dem auf die Kundmachung im Mitteilungsblatt der MUI folgenden Tag in Kraft. 

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